"Quiero una web moderna y que se vea profesional." Es la frase con la que empiezan muchos encargos, y es también el origen de muchas webs que se entregan tarde, con revisiones interminables o con un resultado que "no es lo que tenía en la cabeza". El problema casi nunca es el talento de quien diseña: es que lo que tú sabes de tu negocio no ha llegado completo a su mesa.
Un briefing es simplemente ese traspaso de información, por escrito. No hace falta que sea largo ni técnico; hace falta que sea claro.
Empieza por el para qué: objetivos
Antes de hablar de colores o de secciones, cuenta qué quieres que consiga la web. "Tener presencia en internet" no es un objetivo; "recibir más llamadas de clientes de mi zona", "vender mis productos sin depender de un marketplace" o "que los candidatos me conozcan antes de la entrevista" sí lo son.
Si puedes, ordena tus objetivos por prioridad. Una web que intenta informar, vender, captar contactos y lucir bonita con el mismo peso suele no hacer bien ninguna de las cuatro cosas. Y cuéntale a la agencia cómo sabrás que ha funcionado: más solicitudes de presupuesto, más reservas, menos preguntas repetidas por teléfono.
Quién es tu cliente y en qué te diferencias
Describe a las personas que quieres que usen la web: quiénes son, qué buscan cuando llegan, qué dudas tienen antes de comprarte y desde qué dispositivo suelen entrar. Es muy distinto diseñar para una abuela que reserva cita a primera hora que para un director de compras que compara proveedores desde el ordenador.
Añade qué te diferencia de los demás. Menciona a tus competidores directos (los que tus clientes ven cuando te comparan) y qué crees que hacen mejor o peor que tú. Con eso, la agencia puede trabajar tu posicionamiento en vez de hacer una web intercambiable con la de al lado.
Referencias: lo que te gusta y lo que no
Reúne cinco o seis webs que te gusten y apunta qué te gusta de cada una: la claridad del menú, el tipo de fotografía, el tono de los textos, la sensación general. Lo más útil es que indiques el motivo concreto, porque "me gusta esta web" puede significar cosas muy distintas.
Haz lo mismo con lo que no te gusta. Las referencias negativas ahorran tantas rondas de revisión como las positivas. Y aclara que son una guía de gusto, no una petición de copiarlas: la idea es entender tu sensibilidad, no clonar a nadie.
Contenidos, funciones y lo que ya tienes
Haz un inventario honesto de lo que existe y de lo que falta. Es donde más se retrasan los proyectos: - Marca: logotipo en buena calidad, colores, tipografías, manual de marca si lo hay. - Textos: ¿los escribes tú, los escribe la agencia o los revisáis juntos? Ten en cuenta que redactar bien lleva tiempo. - Imágenes y vídeo: fotos propias, sesiones por hacer o bancos de imágenes. - Funciones: formulario de contacto, reservas, tienda online, blog, varios idiomas, integración con tu CRM o tu programa de facturación. - Lo que ya existe: dominio, hosting, correos, accesos y la web actual, para saber qué hay que conservar y qué se puede cambiar.
Plazos, presupuesto y quién decide
Indica si tienes una fecha límite real (una campaña, una apertura, una feria) o si es orientativa, y sé honesto con el margen que puedes dedicar a revisar. Un calendario depende tanto de la agencia como de tu rapidez para dar feedback y entregar materiales.
Comparte también un rango de presupuesto. No es una trampa para que te cobren todo: sirve para proponer soluciones realistas en lugar de tres opciones fuera de tu alcance. Y deja claro quién toma las decisiones. Si tu socio, tu pareja o tu equipo van a opinar al final, que opinen desde el principio, con un único interlocutor que recoja todos los comentarios. Es una de las causas más habituales de retrasos y de rehacer trabajo ya aprobado.
Preguntas frecuentes
¿Qué extensión debe tener un briefing?
La que necesites para ser claro; en muchos casos bastan dos o tres páginas. Es mejor un documento corto con respuestas concretas que uno largo y vago. Si no sabes por dónde empezar, una buena agencia te hará las preguntas.
¿Y si no tengo claro qué quiero?
Es habitual, y no es un obstáculo. Cuéntale a la agencia lo que sí sabes (el problema que quieres resolver, tu público, lo que te gusta y lo que no) y deja que te proponga opciones. Un primer taller o una reunión de descubrimiento suele aclarar bastante.
¿Qué pasa si cambio de opinión durante el proyecto?
Pasa en casi todos los proyectos y es normal ajustar, pero conviene saber que un cambio de rumbo tras aprobar una fase puede afectar a plazos y costes. Por eso conviene fijar al principio qué fases se aprueban por escrito y cuántas rondas de revisión se incluyen.