Pides presupuesto a tres agencias para el mismo proyecto y recibes tres documentos que parecen de proyectos distintos: uno cuesta la mitad que otro, otro es larguísimo y el tercero cabe en un párrafo. Compararlos por la cifra final es la salida fácil, pero suele llevar a una mala decisión, porque el precio solo tiene sentido si sabes exactamente qué estás comprando.
Esta guía te da un orden para leer cualquier presupuesto, ya sea de una web, de una campaña o de un servicio mensual de marketing, y para pedir lo que falta antes de decidir.
El alcance exacto: qué entra y qué no
Lo primero es traducir cada presupuesto a lo mismo. Una "web de 8 páginas" puede incluir los textos o no, las fotos o no, la versión móvil, el posicionamiento básico, la conexión con tu herramienta de correo o el aviso legal. Una "gestión de redes" puede significar dos publicaciones semanales o treinta, con o sin diseño, con o sin respuesta a comentarios.
Haz una tabla sencilla con tus propias filas (páginas, textos, imágenes, formularios, idiomas, formación, revisiones incluidas) y comprueba qué ofrece cada agencia en cada una. Donde el presupuesto no lo dice, no lo des por incluido: pregunta.
Entregables, plazos y quién hace qué
Un buen presupuesto describe resultados concretos: "diseño en tres propuestas", "informe mensual con estas métricas", "web publicada en la fecha X". Un presupuesto vago ("optimización", "estrategia digital") no te permite saber si se ha cumplido.
Pregunta también quién hace el trabajo y qué tienes que aportar tú. Muchos retrasos no vienen de la agencia, sino de que los textos, las fotos o las aprobaciones tardan semanas en llegar. Un plazo serio explica qué se necesita de tu parte y cuándo, y qué pasa si se retrasa.
Propiedad del código, del dominio y de los accesos
Esta es la parte que más se pasa por alto y la que más duele después. Antes de firmar, aclara por escrito:
- A nombre de quién se registran el dominio, el hosting y las cuentas de publicidad, analítica y redes. Lo razonable es que sea el tuyo.
- Si recibes los accesos de administración y una copia del código y del contenido al terminar.
- Qué pasa con las licencias de plantillas o plugins de pago: si las tienes tú o dependen de la agencia.
Una agencia que se resiste a entregarte los accesos de tu propio proyecto te está diciendo algo importante sobre cómo plantea la relación.
Mantenimiento, soporte y condiciones de pago
Una web no termina el día que se publica: necesita actualizaciones, copias de seguridad y alguien que responda si algo falla. Mira si el mantenimiento está incluido, cuánto cuesta aparte y qué cubre exactamente (cambios de contenido, incidencias, tiempos de respuesta). Con servicios mensuales, revisa la permanencia, el preaviso para cancelar y qué pasa con tus datos al irte.
Fíjate además en el calendario de pagos. Lo habitual es repartirlo en hitos ligados a entregas (por ejemplo, un porcentaje al empezar, otro con la aprobación del diseño y el resto al publicar). Que te pidan todo por adelantado, o que el último pago no esté ligado a una entrega, es una razón para pararte a preguntar.
Señales de alarma y preguntas que conviene hacer
Desconfía de las promesas de resultados garantizados ("primera posición en Google", "el doble de ventas en tres meses"): nadie serio puede asegurarlas porque dependen de factores que no controla. También de la presión para decidir hoy, de un presupuesto sin desglose, de la ausencia total de ejemplos de trabajos parecidos y de no poder hablar con la persona que realmente ejecutará el proyecto.
Algunas preguntas útiles para cualquier agencia: ¿Qué necesitáis de mí y para cuándo? ¿Cuántas rondas de cambios están incluidas? ¿Qué no está incluido y cuánto costaría? ¿Quién será mi persona de contacto? ¿Cómo mediremos si ha funcionado? ¿Qué pasa si decido irme?
Preguntas frecuentes
¿Es mala señal que un presupuesto sea mucho más barato que los demás?
No necesariamente, pero conviene entender por qué. Puede ser que el alcance sea menor, que se use una solución estándar en vez de una a medida o que haya costes que aparecerán después como extras. Pídele que detalle qué incluye y compáralo con los demás punto por punto.
¿Debería pedir siempre tres presupuestos?
No hay un número mágico. Dos o tres bien planteados, con el mismo briefing por escrito para todos, te dan más información que cinco enviados con explicaciones distintas. Lo importante es que todos respondan a lo mismo para poder compararlos.
¿Puedo negociar el presupuesto?
Sí, pero es más útil negociar el alcance que el precio: quitar lo que no necesitas ahora, dejarlo para una segunda fase o aportar tú los textos y las fotos. Pedir solo un descuento sin tocar el trabajo suele acabar en que se recorta lo que no se ve.